तान्या और ऋषि एक पुस्तक मेले में गए थे। उन्हें वहाँ बहुत मज़ा आया। वे अपने अनुभवों को दूसरों के साथ साझा करना चाहते थे। इसलिए, उन्होंने अपने अनुभवों को रिकॉर्ड करने का निर्णय लिया। आइए देखें कि तान्या और ऋषि ने अपने अनुभवों को कैसे रिकॉर्ड किया। नीचे दी गई आकृति 2.1 पर विचार करें और

आकृति 2.1: पुस्तक मेला

खुद को तान्या और ऋषि की जगह रखें और सोचें कि पुस्तक मेले के बारे में कौन-सी जानकारी दूसरों के साथ साझा की जा सकती है।

मैं दूसरों के साथ कौन-सी जानकारी साझा करना चाहूँगा/चाहूँगी?

• पुस्तक मेले में कितने स्टॉल हैं?
• हमें किस श्रेणी की पुस्तकें सबसे अधिक पसंद आईं?
• उन पुस्तकों के प्रकाशक कौन थे?

आइए आकृतियों 2.2 और 2.3 में देखें कि उन्होंने अपने अनुभवों को कैसे प्रस्तुत किया।

आकृति 2.2: तान्या की रिपोर्ट

आकृति 2.3: ऋषि की रिपोर्ट

ऋषि तन्या की रिपोर्ट देखकर हैरान रह गया। उसमें विभिन्न रंगों, शैलियों और आकारों का पाठ था। उसमें एक तस्वीर भी थी और प्रत्येक श्रेणी की पुस्तकों से पहले कुछ प्रतीक चिह्न भी थे। तन्या ने अपनी रिपोर्ट के माध्यम से अपने विचारों और सोच को एक संगठित, व्यवस्थित, प्रभावी और प्रस्तुत करने योग्य तरीके से संप्रेषित किया था। ऋषि ने तन्या से पूछा कि वह अपने विचारों को इतनी प्रभावी ढंग से कैसे संप्रेषित कर सकती है?

तन्या: ऋषि, आपको यह जानना चाहिए कि कुछ डिजिटल उपकरण होते हैं जिनका उपयोग करके प्रभावी और डिजिटल दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं।

आप त्रुटियों को हटा सकते हैं और डिजिटल दस्तावेज़ की कई प्रतियाँ भी ले सकते हैं। मेरी बड़ी बहन ने मेरी मदद की इस दस्तावेज़ को एक कंप्यूटर पर वर्ड प्रोसेसर (LibreOffice Writer 5.1.6.2) का उपयोग करके बनाने में (चित्र 2.4)।

चित्र 2.4: LibreOffice

ऋषि भी वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके अपनी रिपोर्ट तैयार करना चाहता था। इसलिए उसने तन्या से मदद मांगी। अपने शिक्षक से अनुमति लेने के बाद, ऋषि और तन्या अपने स्कूल के कंप्यूटर लैब में गए। तन्या ने टेक्स्ट एडिटर खोला और ऋषि से एक नया दस्तावेज़ बनाने को कहा। तन्या ने उसे कीबोर्ड पर विभिन्न कुंजियों के उपयोग की व्याख्या की (चित्र 2.5) पाठ दर्ज करने के लिए।

चित्र 2.5: कुंजीपटल (कीबोर्ड)

कुंजीपटल से परिचित होना

एंटर (Enter) कुंजी

• अगली पंक्ति पर जाने के लिए एक बार दबाएँ।

टैब (Tab) कुंजी

• कर्सर के दाईं ओर 5 स्थानों पर जाने के लिए एक बार दबाएँ।

इंसर्ट (Insert) कुंजी

• पुराने पाठ को अभी टाइप किए जा रहे पाठ से बदलने के लिए एक बार दबाएँ।
• इंसर्ट मोड सक्रिय करने के लिए फिर से एक बार दबाएँ।

डिलीट (Delete) कुंजी

• कर्सर के दाईं ओर के अक्षर को हटाती है।

बैकस्पेस (Backspace) कुंजी

• सम्मिलन बिंदु के बाईं ओर के अक्षर को हटाती है।

कैप्स लॉक (Caps Lock) कुंजी

• वर्णमाला को बड़े अक्षरों में टाइप करने के लिए एक बार दबाएँ।
• वापस छोटे अक्षरों में टाइप करने के लिए फिर से एक बार दबाएँ।

शिफ्ट (Shift) कुंजी

• वर्णमाला कुंजी के साथ दबाने पर यदि कैप्स लॉक बंद है तो बड़े अक्षर और यदि चालू है तो छोटे अक्षर टाइप होते हैं।
• गैर-वर्णमाला कुंजी के साथ दबाने पर वह विशेष चिह्न/प्रतीक टाइप होता है जो मुख्य अक्षर के ऊपर होता है।

दस्तावेज़: टेक्स्ट संपादक का उपयोग करके बनाई गई किसी भी प्रकार की जानकारी को दस्तावेज़ कहा जाता है।
कर्सर: टेक्स्ट संपादक में एक ऊध्र्वाधर टिमटिमाती रेखा जो यह दर्शाती है कि जो कुछ भी टाइप किया जाएगा वह कहाँ दिखाई देगा।

तान्या: ऋषि, आइए डेस्कटॉप पर लेखक (Writer) आइकन पर डबल-क्लिक करके टेक्स्ट एडिटर खोलते हैं। आइए समझने की कोशिश करें कि हम टेक्स्ट एडिटर पर कैसे काम कर सकते हैं। जब हम टेक्स्ट एडिटर खोलते हैं, तो नीचे दिखाए अनुसार (चित्र 2.6) एक खाली दस्तावेज़ दिखाई देगा। तान्या ने यह भी दिखाया कि टेक्स्ट एडिटर में नई फ़ाइल कैसे खोली जाती है। ऋषि ने नया दस्तावेज़ बनाने के लिए तान्या द्वारा दिखाए गए चरणों का पालन किया।

नए दस्तावेज़ की शीर्षक पट्टी में दस्तावेज़ का नाम और अनुप्रयोग का नाम होता है

चित्र 2.6: नया दस्तावेज़ बनाना

(OpenOffice Writer)। चूँकि ऋषि ने अपने दस्तावेज़ को कोई नाम नहीं दिया था, इसलिए शीर्षक पट्टी पर ‘Untitled $1^{\prime}$’ प्रदर्शित हो रहा है।

तान्या: पहले दस्तावेज़ की सेटिंग तय करो (चित्र 2.7) ताकि पृष्ठ का आकार, अभिविन्यास, मार्जिन और पृष्ठभूमि का रंग रिपोर्ट के लिए तय किया जा सके।

ऋषि: हमें ऐसा क्यों करना है?

तान्या: ऋषि, तुमने ध्यान दिया होगा कि तुम्हारी नोटबुक के पन्ने एक ही आकार के होते हैं और उनमें मार्जिन भी होते हैं। इससे तुम्हारी नोटबुक को एक समान रूप मिलता है। इसी तरह, यदि तुम टेक्स्ट एडिटर में दस्तावेज़ के मार्जिन और आकार को सेट कर दो, तो इससे एक समान रूप मिलेगा।

ऋषि: अभिविन्यास के प्रकार क्या हैं?

तान्या: यदि आप अपना दस्तावेज़ ऊर्ध्वाधिक लंबा चाहते हैं, तो ‘पोर्ट्रेट’ ओरिएंटेशन चुनें, यदि आप इसे क्षैतिज रूप से लंबा चाहते हैं, तो ‘लैंडस्केप’ ओरिएंटेशन चुनें।

ऋषि: ठीक है, तो मैं पेज साइज़ A4, ओरिएंटेशन पोर्ट्रेट और पेज के चारों ओर 0.79 इंच का मार्जिन चुनूंगा।

तान्या: ठीक है! और बैकग्राउंड रंग क्या रखोगे?

ऋषि: मेरा पसंदीदा रंग पीला ओकर है, इसलिए मैं अपने दस्तावेज़ के लिए वही बैकग्राउंड चुनूंगा।

ऋषि अपने दस्तावेज़ की पेज सेटिंग और पेज के रंगीन बैकग्राउंड के परिणाम को देखकर खुश था। उसने अपनी रिपोर्ट में टेक्स्ट टाइप करना शुरू किया। टाइप करने के बाद, उसकी रिपोर्ट ऐसी दिखी जैसा कि चित्र 2.8 में दिखाया गया है।

ऋषि अपने दस्तावेज़ की पेज सेटिंग और पेज के रंगीन बैकग्राउंड के परिणाम को देखकर खुश था।

चित्र 2.7: पेज को फॉर्मेट करना

उसने अपनी रिपोर्ट में टेक्स्ट टाइप करना शुरू किया। टाइप करने के बाद, उसकी रिपोर्ट चित्र 2.8 में दिखाए अनुसार दिखी।

चित्र 2.8: ऋषि की रिपोर्ट

गतिविधि 1

अपनी पसंद के विषय पर एक पाठ दस्तावेज़ बनाएँ। पृष्ठ आकार के लिए A4 चुनें और पृष्ठ अभिविन्यास के लिए ‘पोर्ट्रेट’ चुनें। अब पृष्ठ अभिविन्यास को ‘लैंडस्केप’ में बदलें और दस्तावेज़ में आए बदलाव को देखें।

एक बार रिपोर्ट टाइप हो जाने पर, तान्या ने उसे चित्र 2.9 में दिखाए अनुसार दस्तावेज़ को सहेजने और फिर बंद करने की सलाह दी। यह तभी संभव है जब दस्तावेज़ को किसी नाम से सहेजा गया हो, तभी उसे पुनः देखने या संपादित करने के लिए खोला जा सकता है। वास्तव में, दस्तावेज़ बनाते समय इसे नियमित अंतराल पर सहेजना चाहिए ताकि किए गए बदलाव स्थायी रूप से सहेजे जा सकें। फ़ाइल को बंद करने के लिए फ़ाइल $\rightarrow$ बंद विकल्प पर क्लिक करें। वर्ड प्रोसेसर (राइटर) को बंद करने के लिए, आप स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने पर स्थित बंद बटन $\boxed{X}$ पर क्लिक कर सकते हैं।

चित्र 2.9: फ़ाइल सहेजना

ऋषि ने फ़ाइल को bookFairReportRishi.odt नाम से सहेजी और फिर बंद बटन पर क्लिक करके उसे बंद कर दिया। ऋषि तान्या से और अधिक सीखना चाहता था, इसलिए उसने अपनी फ़ाइल को फिर से खोला।

चित्र 2.10: दस्तावेज़ खोलना

• जब आप फ़ाइल को पहली बार सेव कर रहे हों या किसी पहले से सेव की गई फ़ाइल को कोई नया नाम देना चाहते हों, तो Save As विकल्प चुनें।
• जब आप किसी पहले से मौजूद फ़ाइल में किए गए बदलावों को बस सेव करना चाहते हों, तो Save विकल्प चुनें।

आपको हमेशा किसी सार्थक नाम से फ़ाइल सेव करनी चाहिए। इससे आप बाद में जब उसे खोलना चाहें, तो आसानी से पहचान सकेंगे।

आप किसी कार्य को कीबोर्ड की कुंजियों का उपयोग करके भी कर सकते हैं। इन्हें शॉर्टकट कुंजियाँ कहा जाता है। कुछ शॉर्टकट कुंजियाँ नीचे दी गई हैं:

$\begin{array}{ll} \text { नया दस्तावेज़ खोलना } & \mathrm{Ctrl}+\mathrm{N} \\ \text { दस्तावेज़ सेव करना } & \mathrm{Ctrl}+\mathrm{S} \\ \text { दस्तावेज़ खोलना } & \mathrm{Ctrl}+\mathrm{O} \\ \end{array}$

ऋषि अपनी रिपोर्ट को मॉनिटर पर देखकर उत्साहित था, लेकिन वह चाहता था कि उसकी रिपोर्ट में अलग-अलग साइज़ के रंगीन टेक्स्ट हों और शीर्षक बोल्ड और अंडरलाइन हो। तान्या ने Formatting टूलबार पर उपलब्ध टूल्स को दिखाया, जैसा कि Fig. 2.11 में दर्शाया गया है, जो ऋषि को इन विशेषताओं को उसकी रिपोर्ट में जोड़ने में मदद करेंगे। वह अपनी पसंद का फ़ॉन्ट नाम, साइज़ और स्टाइल चुन सकता था। तान्या ने उसे Times New Roman, Courier New, Arial, Calibri आदि जैसे कुछ फ़ॉन्ट नाम भी दिखाए। उसने आगे फ़ॉन्ट साइज़ और स्टाइल — बोल्ड, इटैलिक या अंडरलाइन — को एडिट करने के लिए टूल्स का भी उल्लेख किया।

चित्र 2.11: पाठ को स्वरूपित करना

ऋषि ने अपने दस्तावेज़ में स्वरूपण टूलबार पर उपलब्ध उपकरणों का उपयोग करके पाठ को स्वरूपित किया, अब वह शीर्षक को पृष्ठ के बीच में और तिथि को ऊपर दाएँ कोने में लाना चाहता था। तान्या ने फिर ऋषि को विभिन्न संरेखण उपकरणों से परिचित कराया:

• बाएँ संरेखित: पाठ को पृष्ठ के बाएँ मार्जिन से संरेखित करता है
• क्षैतिज रूप से केंद्रित: पाठ को पृष्ठ के केंद्र में संरेखित करता है
• दाएँ संरेखित: पाठ को पृष्ठ के दाएँ मार्जिन से संरेखित करता है
• जस्टिफाइड: पाठ को पृष्ठ के बाएँ और दाएँ दोनों मार्जिन से संरेखित करता है

ऋषि ने महसूस किया कि उसकी रिपोर्ट में भीड़-भाड़ जैसा लग रहा है। वह अनुच्छेद की पंक्तियों के बीच थोड़ा अधिक रिक्त स्थान चाहता था। तान्या ने फिर समझाया कि रिक्त स्थान को पंक्तियों के बीच और साथ ही अनुच्छेदों के बीच भी सेट किया जा सकता है, जैसा कि चित्र 2.12 में दिखाया गया है। पहले को पंक्ति रिक्त स्थान (line spacing) और दूसरे को अनुच्छेद रिक्त स्थान (paragraph spacing) कहा जाता है। अनुच्छेद की पहली पंक्ति की शुरुआत में कुछ रिक्त स्थान डालकर एक नए अनुच्छेद को अलग करना भी किया जा सकता है। इसे इंडेंटेशन (indentation) कहा जाता है।

चित्र 2.12: एक अनुच्छेद को स्वरूपित करना

ऋषि अपने दस्तावेज़ पर सभी स्वरूपण प्रभाव लागू करके खुश था। अब उसकी रिपोर्ट, चित्र 2.13 में, चित्र 2.8 में दिखाई गई रिपोर्ट की तुलना में अधिक प्रभावी दिखाई दे रही थी।

चित्र 2.13: ऋषि का पृष्ठ स्वरूपण प्रभावों के साथ

शॉर्टकट कुंजियाँ

बोल्ड $\mathrm{Ctrl}+\mathrm{B}$

इटैलिक $\mathrm{Ctrl}+\mathrm{I}$

अंडरलाइन $\mathrm{Ctrl}+\mathrm{U}$

गतिविधि 2 एक टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करते हुए, ‘मेरा प्रिय त्योहार’ पर एक अनुच्छेद लिखें और नीचे दी गई विभिन्न स्वरूपण प्रभावों को लागू करें।

अध्याय की शुरुआत में एक उद्धरण ‘त्योहार’ भी जोड़ें। उन विशेषताओं के सामने टिक चिह्न लगाएं जिन्हें आप अपने दस्तावेज़ में लागू करने में सक्षम रहे।

• शीर्षक: बोल्ड और केंद्र संरेखित
• महत्वपूर्ण बिंदु: अंडरलाइन, बोल्ड
• अनुच्छेद: जस्टिफ़ाइड
• पृष्ठभूमि और टेक्स्ट: रंगीन
• फ़ॉन्ट शैली
• इंडेंटेशन और लाइन स्पेसिंग

ऋषि के दस्तावेज़ में कुछ लाल और हरी तरंगदार रेखाएँ थीं। जैसे ही ऋषि ने उससे रेखाओं के बारे में पूछा, तान्या ने उसे बताया कि लाल तरंगदार रेखा वर्तनी की गलती के नीचे दिखाई देती है और हरी तरंगदार रेखा व्याकरणिक त्रुटि के नीचे दिखाई देती है। अब, ऋषि ने उपयुक्त स्थान पर कर्सर रखकर और पुनः टाइप करके गलतियों को सुधारने की कोशिश की। तान्या ने समझाया कि इसे मैन्युअल रूप से करने के बजाय, वर्ड प्रोसेसर की स्पेलिंग और ग्रामर चेक सुविधा का उपयोग करके किया जा सकता है जैसा कि चित्र 2.14 में दिखाया गया है।

चित्र 2.14: वर्तनी और व्याकरण जाँच

अचानक, तान्या ने देखा कि ‘प्रगति मैदान’ शब्द के नीचे लाल तरंगित रेखा थी, हालाँकि यह वर्तनी की गलती नहीं थी। दूसरी ओर, ऋषि ने अपने दस्तावेज़ में ‘fair’ के बजाय ‘fare’ शब्द टाइप किया था, लेकिन इसके नीचे लाल तरंगित रेखा नहीं थी, जैसा कि चित्र 2.15 में दिखाया गया है।

चित्र 2.15: ऋषि की रिपोर्ट में त्रुटियाँ

तान्या ने फिर से वर्तनी और व्याकरण संवाद बॉक्स खोला, ‘प्रगति मैदान’ शब्दों को चुना और शब्दकोश में जोड़ें बटन पर क्लिक किया। चूँकि शब्द अब टेक्स्ट संपादक के शब्दकोश में जोड़ दिए गए थे, इन शब्दों के नीचे लाल तरंगित रेखा अब नहीं दिखाई देती थी।

‘Fare’ शब्द को हटाकर ‘Fair’ टाइप करने के लिए, ऋषि ने अपना कर्सर ‘Fare’ शब्द से पहले रखा। उसे ‘Fare’ शब्द के सभी उदाहरणों के लिए यह प्रक्रिया दोहरानी पड़ी। इस तरह उसने टेक्स्ट संपादक की खोज और बदलें सुविधा का उपयोग करना सीखा, जैसा कि चित्र 2.16 में दिखाया गया है।

चित्र 2.16: खोजें और बदलें

शॉर्टकट कुंजियाँ

कट Ctrl + X

कॉपी $\mathrm{Ctrl}+\mathrm{C}$

पेस्ट $\mathrm{Ctrl}+\mathrm{V}$

वर्तनी और व्याकरण F7

खोजें और बदलें $\mathrm{Ctrl}+\mathrm{H}$

ऋषि स्टीफन हॉकिंग के उद्धरण की स्थिति बदलना चाहता था। एक तरीका यह है कि इसे वर्तमान स्थिति से हटाकर नई स्थिति में फिर से टाइप किया जाए। बेहतर तरीका यह है कि कट और पेस्ट कमांड का उपयोग किया जाए, जिससे टेक्स्ट मूल स्थिति से हटकर नई स्थिति में चिपकाया जाएगा। यदि आप चाहते हैं कि टेक्स्ट की प्रतिलिपि बनाकर नई स्थिति में चिपकाई जाए, तो कट कमांड के बजाय कॉपी कमांड चुनें (चित्र 2.17 देखें)।

गतिविधि 3

वह फ़ाइल खोलें जिसे आपने गतिविधि 2 में बनाया था। उद्धरण को कॉपी करें और दस्तावेज़ के अंत में पेस्ट करें। इसके बाद इसे कट और पेस्ट द्वारा करें। आपने कट और कॉपी विकल्पों के बीच क्या अंतर देखा?

तान्या की रिपोर्ट में, ऋषि ने पुस्तक की विधाओं के नामों से पहले कुछ प्रतीक भी देखे थे। जब ऋषि ने तान्या से पूछा, तो तान्या ने समझाया कि ऐसी सूची टेक्स्ट एडिटर की बुलेट्स और नंबरिंग सुविधा का उपयोग करके बनाई जा सकती है जैसा कि चित्र 2.18 में दिखाया गया है। बुलेट्स सुविधा का उपयोग करने पर सूची के पहले कुछ प्रतीक आते हैं। बुलेट्स से दिखाई गई सूची वस्तुओं के लिए क्रम महत्वपूर्ण नहीं होता है, दूसरी ओर, जब सूची में कोई क्रम हो तो नंबर और अक्षर सुविधा का उपयोग किया जा सकता है।

ऋषि ने चित्र 2.19 में दिखाए अनुसार बुलेट्स का उपयोग कर पुस्तक मेले में देखी गई विभिन्न श्रेणियों की पुस्तकों की सूची बनाई।

चित्र 2.18: बुलेटेड सूची बनाना

चित्र 2.19: ऋषि की बुलेट्स वाली सूची

गतिविधि 4

कोष्ठक में दिए गए उपयुक्त विकल्पों पर टिक लगाएँ और एक वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके कम-से-कम एक बुलेट और एक अंकित सूची बनाएँ।

• आपको पसंद आने वाले फलों की सूची (बुलेट/अंकन)
• पसंद के क्रम में आपको पसंद आने वाले फलों की सूची (बुलेट/अंकन)
• एक कप चाय बनाने के चरण (बुलेट/अंकन)
• आपके पसंदीदा खेलों की सूची (बुलेट/अंकन)

पुस्तक मेले के दौरान अपनी यात्रा के दौरान ऋषि ने अपनी डायरी में अपनी पसंदीदा पुस्तकों और सीडी की एक सूची बनाई थी। वह एक सारणी बनाना चाहता था जिसमें सूचीबद्ध पुस्तकों और सीडी का क्रम संख्या, पुस्तक और सीडी का शीर्षक और प्रकाशक का नाम दिखाई दे। तान्या ने इस कार्य को पूरा करने में मदद करने के लिए सारणी सुविधा की व्याख्या की। उसने तीन पंक्तियों और चार स्तंभों वाली एक सारणी सम्मिलित की (जैसा कि चित्र 2.20 में दिखाया गया है)। तान्या ने उसे यह भी समझाया कि सारणी में और अधिक पंक्तियाँ और स्तंभ कैसे सम्मिलित किए जाएँ। उसने सारणी के नीचे दो और पंक्तियाँ सम्मिलित कीं (जैसा कि चित्र 2.21 में दिखाया गया है), क्योंकि उसे 5 नाम जोड़ने थे।

चित्र 2.20: सारणी सम्मिलित करना

चित्र 2.21: सारणी में पंक्तियाँ सम्मिलित करना

ऋषि ने सफलतापूर्वक अपने दस्तावेज़ में टेबल डाला। वह अपने टेबल में बॉर्डर भी जोड़ना चाहता था, इसलिए तान्या ने उसे दिखाया कि टेबल को बॉर्डर जोड़ने के लिए कैसे फॉर्मेट करें (देखें चित्र 2.22)।

चित्र 2.22: बॉर्डर टैब

ऋषि अपने टेबल में हरे रंग के बॉर्डर लगाने में सफल रहा। उसने फॉर्मेटिंग टूलबार पर बोल्ड टूल का उपयोग करके अपने टेबल को शीर्षक भी दिए। इस प्रकार ऋषि का टेबल दिखता है (देखें चित्र 2.23)।

चित्र 2.23: ऋषि द्वारा डाला गया टेबल

चित्र 2.24: टेबल की सेल्स को मर्ज करना

उसने देखा कि ‘पाठ्यपुस्तकें’ श्रेणी तीन पंक्तियों में दोहराई जा रही थी। वह चाहता था कि ‘पाठ्यपुस्तकें’ शब्द इस प्रकार दिखे कि यह इस श्रेणी के सभी पुस्तकों को दर्शाए। इसी प्रकार, वह चाहता था कि ‘ऑडियो और वीडियो सीडी’ दोनों प्रकार की सीडी को दर्शाएं। यह टेक्स्ट एडिटर की मर्ज सुविधा का उपयोग करके किया जा सकता है, जैसा कि चित्र 2.24 और 2.25 में दिखाया गया है।

चित्र 2.25: विलय की गई कोशिकाओं वाली सारणी

ऋषि के पास डेस्कटॉप पर पुस्तक मेले की एक बहुत अच्छी तस्वीर सहेजी हुई थी। वह अपनी रिपोर्ट में वह तस्वीर डालना चाहता था। तान्या ने ऋषि की मदद की उसकी रिपोर्ट में तस्वीर डालने में (चित्र 2.26 देखें)।

चित्र 2.26: चित्र डालना

रिपोर्ट को और बेहतर बनाने के लिए, तान्या ने दिखाया कि दस्तावेज़ में शीर्षलेख और पादलेख कैसे डाले जाते हैं, जैसा कि चित्र 2.27 में दिखाया गया है। शीर्षलेख में वह पाठ होता है जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के ऊपर दिखाई देगा, जबकि पादलेख में वह पाठ होता है जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के नीचे दिखाई देगा। ऋषि शीर्षलेख में ‘ऋषि की रिपोर्ट’ पाठ और पादलेख में पृष्ठ संख्या डालना चाहता था।

चित्र 2.27: शीर्षलेख डालना

तान्या ने उसे समझाया कि दस्तावेज़ में शीर्षलेख और पादलेख कैसे डाले जाते हैं (चित्र 2.28 देखें)।

चित्र 2.28: पृष्ठ संख्या डालना

कक्षा IX की किसी भी पाठ्यपुस्तक को लीजिए और देखिए कि उस पुस्तक के पृष्ठों पर शीर्षलेख (header) और पादलेख (footer) में क्या रखा गया है।

गतिविधि 5

गतिविधि 2 में बनाए गए दस्तावेज़ में निम्नलिखित कार्य कीजिए:

• त्योहार के दौरान तैयार किए गए खाद्य पदार्थों की सूची डालें
• शीर्षलेख में ‘प्रिय त्योहार’ और पादलेख में पृष्ठ संख्या डालें
• कम से कम पांच ऐसी गतिविधियों का वर्णन करते हुए एक सारणी डालें जो त्योहारों के दौरान होती हैं

उन विशेषता�ों पर टिक का निशान लगाएं जिन्हें आपने अपने दस्तावेज़ में जोड़ा है।

• बुलेट सूची/क्रमांकित सूची
• शीर्षक वाली सारणियाँ
• पंक्तियाँ/स्तंभ मर्ज करना
• शीर्षलेख और पादलेख
• चित्र/फोटोग्राफ

उपरोक्त गतिविधि के आधार पर निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दीजिए।

• आपको सारणी विकल्प किस मेनू विकल्प में मिला?
• क्या आपने बुलेट सूची डाली है या क्रमांकित सूची?
• आपकी सारणी में कितनी पंक्तियाँ और स्तंभ हैं?
• आपने अपने दस्तावेज़ में पादलेख के रूप में क्या डाला है?

ऋषि अपना दस्तावेज़ देखकर बहुत खुश हुआ। वह इसे अपने शिक्षक और माता-पिता को दिखाना चाहता था। इसलिए उसने दो प्रिंटआउट लेने का निर्णय लिया। प्रिंट कमांड देने से पहले, तान्या ने फ़ाइल → प्रिंट पूर्वावलोकन (Print Preview) बटन पर क्लिक किया

अपने दस्तावेज़ को नियमित अंतराल पर सहेजते रहें।

चित्र 2.29: प्रिंट पूर्वावलोकन

रishi को यह दिखाने के लिए कि दस्तावेज़ कागज़ पर कैसा दिखेगा। ऐसा करने पर रishi की रिपोर्ट के दोनों पृष्ठ चित्र 2.29 में दिखाए गए अनुसार प्रदर्शित हुए। तान्या ने उसे बताया कि पूर्वावलोकन के दौरान वह कितने पृष्ठ देखना चाहता है, यह कैसे सेट करें। चूँकि रishi अपनी अंतिम रिपोर्ट से खुश था, उसने पूर्वावलोकन बंद करने के लिए Close Preview बटन पर क्लिक किया। तान्या ने फिर से उसे दस्तावेज़ सहेजने की याद दिलाई और रishi ने Save कमांड पर क्लिक किया। अब रishi की रिपोर्ट को प्रिंट करने का समय आ गया था। उसने प्रिंटर चालू किया और सुनिश्चित किया कि प्रिंटर कंप्यूटर से जुड़ा हुआ है। फिर उसने Print संवाद बॉक्स खोला और दस्तावेज़ की प्रतियों की संख्या के लिए ‘2’ चुना, जैसा कि चित्र 2.30 में दिखाया गया है।

चित्र 2.30: दस्तावेज़ को प्रिंट करना

प्रिंट आउट तभी लें जब यह आवश्यक हो। कागज़ की बर्बादी से बचें और पेड़ों को बचाने में अपना योगदान दें।

यदि रिपोर्ट डिजिटल रूप में है, चाहे वह किसी स्टोरेज डिवाइस में सेव हो या मॉनिटर पर दिखाई दे रही हो, तो इसे सॉफ्ट कॉपी कहा जाता है।

वह रिपोर्ट जो कागज़ पर प्रिंट होती है, उसे हार्ड कॉपी कहा जाता है।

बिना अनुमति लिए दूसरों के दस्तावेज़ों और सामग्री को देखना या संपादित करना नैतिक नहीं है।

अगले दिन, ऋषि और तान्या ने अपने स्कूल के कंप्यूटर लैब में अपने दोस्तों को दिखाने के लिए दस्तावेज़ खोला। फ़ाइल खोलने पर उन्हें आश्चर्य हुआ कि दस्तावेज़ वही नहीं था जो उन्होंने एक दिन पहले सेव किया था। किसी छात्र ने रिपोर्ट को बदल दिया होगा। उनके शिक्षक ने समझाया कि उनका दस्तावेज़ एक संपादन योग्य प्रारूप में सेव किया गया था, इसलिए कोई भी उसे संशोधित या संपादित कर सकता था। यदि वह चाहते थे कि उनका दस्तावेज़ किसी भी तरह से संपादित या संशोधित न हो, तो उन्हें अपनी फ़ाइल को एक गैर-संपादन योग्य प्रारूप में कनवर्ट करके सेव करना चाहिए। ऐसा ही एक प्रारूप पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट (pdf) है। एक बार जब कोई दस्तावेज़ इस प्रारूप में सेव हो जाता है (जैसा कि चित्र 2.31 में दिखाया गया है), तो वह गैर-संपादन योग्य हो जाता है। उनके शिक्षक ने फिर समझाया कि अंतिम दस्तावेज़ को pdf प्रारूप में कैसे कनवर्ट किया जाए।

चित्र 2.31: PDF प्रारूप में कनवर्ट करना

तान्या और ऋषि अपने दोस्तों को रिपोर्ट दिखाकर बहुत खुश हुए। उन्होंने टेक्स्ट एडिटर की विभिन्न विशेषताओं का उपयोग करना सीख लिया था। उनके शिक्षक को भी उन पर बहुत गर्व था और उन्होंने अन्य छात्रों को टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करना सीखने के लिए प्रोत्साहित किया। इससे उन्हें अपना खुद का डिजिटल दस्तावेज़ बनाने में मदद मिलेगी।

अभ्यास

खुद करें

1. निम्नलिखित कथनों को सत्य या असत्य के रूप में पहचानें

क. वर्तनी और व्याकरण जाँच टेक्स्ट एडिटर का एक भाग है।

ख. बुलेट सूची और क्रमांकन टेक्स्ट एडिटर में फॉर्मेट विकल्प का उपयोग करके किए जा सकते हैं। ग. कॉपी सुविधा का उपयोग किसी चित्र की प्रतियाँ बनाने के लिए किया जाता है।

घ. प्रिंटआउट लेने से पहले जाँच लें कि इसका प्रिंट पूर्वावलोकन अनुकूल है या नहीं।

2. आपके विद्यालय में स्वतंत्रता दिवस मनाया गया। एक टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करके एक विस्तृत डिजिटल रिपोर्ट तैयार करें ताकि उसे विद्यालय पत्रिका में छापा जा सके।

3. एक टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करके अपनी पसंदीदा फिल्म पर अपने विचारों को व्यक्त करते हुए एक दस्तावेज़ बनाएँ।

4. आपको स्टेडियम में एक क्रिकेट मैच देखने का मौका मिला। अपने दोस्तों के साथ अनुभव साझा करने के लिए एक दस्तावेज़ बनाएँ।

5. रेड क्रॉस सोसाइटी आपके क्षेत्र में स्वच्छता अभियान का आयोजन कर रही है। उस अवधि के दौरान उनके द्वारा किए गए कल्याणकारी कार्यों का सारांश देते हुए एक दस्तावेज़ बनाएँ।

6. अपने मोहल्ले में रहने वाले लोगों के परिवारों के विवरण (5-6 परिवार) एकत्र करें और उस सूचना को सारणी के रूप में प्रस्तुत करें। सारणी को स्वरूपित करें और जांचें कि क्या कुछ पंक्तियाँ या स्तंभों को विलय किया जा सकता है ताकि सारणी को सरल बनाया जा सके। दस्तावेज़ बनाने के बाद, उसे सहेजें और प्रिंटआउट अपने शिक्षक को सौंपें।